Cómo hacer el inventario de una botica, paso a paso

En una botica el inventario no es solo contar cajas. Hay unidades sueltas, lotes con distintas fechas de vencimiento y productos controlados con su propio libro. Si el conteo no se hace con orden, la diferencia entre lo que dice el sistema y lo que hay en el anaquel crece mes a mes.

1. Prepara el conteo

• Elige un horario sin ventas o cuenta por zonas mientras el resto sigue atendiendo.
• Ordena por anaquel, laboratorio o acción terapéutica, y cuenta siempre en el mismo orden.
• Imprime o exporta la lista de productos de esa zona.

2. Cuenta en la unidad más chica

Una caja abierta con 37 tabletas no es “una caja”: son 37 tabletas. Cuenta todo en la unidad mínima (tableta, cápsula, ampolla, frasco) y convierte las cajas cerradas: 3 cajas de 100 son 300 tabletas.

3. Anota lote y vencimiento

De cada producto, anota cuántas unidades hay de cada lote y su fecha de vencimiento. Es lo que te permite vender primero lo que vence antes y responder cuando DIGEMID publica una alerta sobre un lote.

4. Separa lo vencido y lo dañado

Lo vencido, deteriorado o retirado por una alerta va al área de productos de baja y se registra como salida, con su motivo. No lo dejes en el anaquel “para revisarlo después”.

5. Compara y ajusta

Compara el conteo con lo que dice el sistema. Por cada diferencia, busca la causa (venta no registrada, compra mal ingresada, fraccionado mal descontado) y registra el ajuste con su motivo. Si las diferencias se repiten en los mismos productos, ahí hay un problema de proceso.

6. ¿Cada cuánto?

• Cada semana: un conteo parcial de los productos que más se venden o más se pierden.
• Cada mes: revisión de lo que vence en los próximos 90 días.
• Al menos una vez al año: conteo completo.

¿Excel o sistema?

Un Excel sirve para el primer conteo, pero no descuenta las ventas del día, no sabe qué lote salió ni te avisa de lo que vence. En una botica con ventas todos los días, el Excel queda desactualizado en horas.

Cómo lo hace FarmaTec

Con el inventario de FarmaTec te ayudamos a subir tu primer conteo desde Excel, y desde ahí cada venta, compra y ajuste queda en el Kárdex, por lote. El inventario se separa en crítico o vencido, por vencer y OK, y ves el capital que tienes en mercadería.